Національне агенство України з питань державної служби є одним з ініціаторів реформ в сфері державного управління та державної служби. З метою обґрунтування необхідності їх проведення потрібно завжди спиратися на детальний аналіз минулого, аналіз впливу змін нормативної бази, урядових рішень на якість виконання державних функцій, на ефективність державної служби в цілому, не говорячи про моделювання та прогнозування наслідків пропозицій щодо введення змін.
На сьогодні одним із джерел такої інформації є зведені дані про якісний та кількісний склад державної служби, які щорічно готує Державний комітет статистики України на основі отриманих даних від органів державної влади та місцевого самоврядування за формою державного статистичного спостереження 9-ДС.
У 2010 році Центром адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу ініційовано та виконано роботу щодо впровадження інструментарію динамічного аналізу статистичних даних про якісний та кількісний склад державної служби. Результатом роботи стала інтерактивна система формування запиту довільної форми до бази даних та отримання «он-лайн» відповіді у вигляді діаграм та графіків з офіційного сайту Нацдержслужби, за допомогою якої, зокрема, підготовлено та видано інформаційну брошуру “Державна служба в цифрах 2010”. Проект було реалізовано за підтримки компанії "Борлас Україна", яка вже має досвід щодо впровадження таких систем в інших сферах державного управління (Державна податкова адміністрація України, Державне казначейство України, Міністерство фінансів України, Національний банк України).
Інтерактивну систему «Державна служба в цифрах» реалізовано на базі комплексу технологій та програмних засобів створення сховищ даних та їх аналізу Oracle Business Intelligence. Метою створення системи було забезпечення широкого кола користувачів офіційного веб-сайту Головдержслужби (www.guds.gov.ua), особливо працівників аналітичних служб органів державної влади та місцевого самоврядування прозорою, актуальною, достовірною інформацією про кількісний та якісний склад державної служби та місцевого самоврядування.
Для відвідувачів офіційного веб-сайту Головдержслужби Головне меню інтерактивної системи «Державна служба в цифрах» представлено чотирма точками входу до основних типів запитів: кількісний та якісний склад, показники чисельності в контексті гендерної політики, плинність кадрів, освіта, досвід роботи, підвищення кваліфікації. Обрав необхідний напрямок аналізу система дозоляє за допомогою діалогового меню та відповідних фільтрів конкретизувати запит та отримати відповіді на поставлені запитання у вигляді таблиць, діаграм, графіків. Також системою передбачено експорт результатів запиту до найпоширених офісних форматів файлів (Excel, PowerPoint, або HTML) та їх друк.
Разом, з тим сьогодні все більш широкого поширення набуває новий погляд на аналіз — «аналітика для всіх». Він передбачає використання інструментів аналітики на всіх рівнях управління — від керівників до виконавців, аналіз як історичних, так і поточних даних. Використання інтерактивних засобів бізнес-аналітики в ухваленні не лише стратегічних, але і тактичних, оперативних рішень стає чинником успішної роботи.
Так, наказом Національне агенство України з питань державної служби від 16 грудня № 324 затверджено Порядок використання та адміністрування інтерактивної системи «Державна служба в цифрах», яким регламентовано основні правила користування системою та встановлюється декілька ролей користувачів: відвідувачі інтерактивної системи – користувачі офіційного веб-сайту Головдержслужби, які використовують фіксовані інформаційні панелі, а також аналітики – авторизовані користувачі, які самостійно розробляють та модифікують набори даних (здійснюють довільні запити), мають можливість колективної роботи в системі по створенню та обговоренню рішень і отриманих аналітичних даних. Засоби інтерактивної системи «Державна служба в цифрах» для аналітиків дозволяють індивідуально налаштувати розмір і масштаб діаграм, обрати їх стиль та тип (лінійчата, лінійна, стовпчаста, фігурна, секторна, точкова, двомірна, тривимірна, абсолютна, кластеризована), а також представляти отримані результати у вигляді таблиць зрізу та використовувати інструменти проактивної аналітики.
З першого дня система викликала великий інтерес з боку широкого кола відвідувачів, про що показали результати аудиту офіційного веб-сайту Головдержслужби. Рубрика “Інтерактивна система “Державна служба в цифрах” з кількістю хостів більше 700 у місяць стабільно займає першу - третю позиції рейтингу “Найпопулярніші публікації”.
Інтерактивна система “Державна служба в цифрах” – не просто набір нових звітів, це повноцінна система збору, управління, розподілу і аналізу інформації з метою вироблення такого бачення проблеми, яке дозволяє прийняти найкраще рішення. Інтерактивна система “Державна служба в цифрах” – це процес послідовного перетворення даних в інформацію, інформації в розуміння, розуміння в знання і, нарешті, загального знання в цілеспрямоване, прикладне знання, яке дозволяє приймати рішення.
Проблеми з безпосереднім використанням BI-інструменту є, але вони відходять на другий план. Основною ж проблемою є якість вхідних даних. Недаремно говорять, що база даних це дзеркало, в якому відбиваються проблеми інших зовнішніх систем. Нам необхідно добитися підвищення якості введення даних як за рахунок організаційних заходів (співпраця з Державним комітетом статистики України), так і за рахунок організації внутрішнього системного автоматизованого контролю якості метаданих.
Для Національного агенства України з питань державної служби інтерактивна система «Державна служба в цифрах» це перший крок.
Наша наступна задача – відпрацювати технологію отримання актуальної та достовірної інформації та впровадити інструментарій аналітичної обробки даних з урахуванням переходу від зведеної форми 9-ДС до єдиної бази електронних особових справ державних службовців та осіб місцевого самоврядування в межах нової інформаційно-аналітичної системи функціонального управління державною службою (ІАС ФУДС).